Omvang BPV in BRON niet gewijzigd

Het Gebruikersoverleg heeft bij nader inzien besloten de definitie van BPV-omvang niet te wijzigen. Dit omdat de eerder voorgestelde wijziging (gemiddeld aantal uren per week) niet hanteerbaar is voor veel BOL-deelnemers. Dit betekent dat het vanaf 1 augustus 2009 verplicht wordt de totale omvang (het totaal aantal uren) van de BPV aan BRON aan te leveren.

Top

Controle studiefinanciering - BRON

De eerste inschrijfcontrole studiefinanciering - BRON over de maanden augustus tot en met oktober heeft plaatsgevonden. Bij 11.000 deelnemers is geconstateerd dat zij in BRON niet of anders staan geregistreerd dan dat de deelnemer dat zelf aan studiefinanciering heeft doorgegeven. Ten opzichte van het vorige jaar zijn dat ruim 7000 minder! De deelnemers krijgen zaterdag 6 december de zogenaamde vooraankondigingsbrief toegestuurd. Als de deelnemer van mening is dat hij wel aan een opleiding staat ingeschreven waarvoor hij studiefinanciering kan ontvangen, dan wordt hij in de brief verwezen naar de instelling. U kunt dus vragen van deelnemers verwachten. De ervaring leert dat deelnemers, die zich bij de instelling melden, veelal niet in de gaten hebben dat een inschrijving aan een BBL-opleiding of een deeltijdopleiding en een deelname aan een examen geen recht geven op studiefinanciering. Hun inschrijvingsgegevens staan dan dus wel correct in BRON, maar worden niet uitgewisseld met studiefinanciering. Alleen de inschrijvingsgegevens van voltijd BOL-opleidingen worden uitgewisseld. Blijkt uit uw administratie niet duidelijk wat de reden is van de geconstateerde afwijking in de inschrijvingsgegevens, neem dan in eerste instantie contact op met de contactpersoon BRON van uw onderwijsinstelling. Mocht u er dan niet uitkomen dan kunt u contact opnemen met de IB-Groep. Het is niet zinvol om aan de deelnemer een schoolverklaring mee te geven. Alleen een (correcte) registratie in BRON leidt tot een juiste melding aan studiefinanciering.

top

Uitwisseling met Colo hersteld

Vrijdag 21 november is de uitwisseling tussen de IB-Groep en Colo hersteld. Het grootste deel van de nog wachtende berichten is vrijdag alsnog naar Colo verstuurd. De antwoorden van Colo zijn inmiddels ontvangen, de terugkoppelingen voor de instellingen zijn aangemaakt. Deze zijn beschikbaar op de beveiligde site. Berichten met een ampersand (&-teken) in de naam van het leerbedrijf zijn maandag 24 november naar Colo verstuurd.

Top

Registreren Code Leerbedrijf

Het blijkt dat het niet altijd eenvoudig is voor de BVE-instellingen om de code van het leerbedrijf te krijgen. Deze code is nodig voor de registratie van de BPV in het Basisregister Onderwijs (BRON). De afgelopen twee jaar is hierover overlegd in het Gebruikersoverleg onderwijsnummer BVE tussen Gebruikersverenigingen, MBO Raad, de IB-Groep en OCW. Er is afgesproken dat de instellingen in plaats van de code,  ook naam en adres van het leerbedrijf en het BRIN-nummer van het Kenniscentrum kunnen leveren aan de IB-Groep en dat de IB-Groep via de koppeling met het Colo de code zoekt in het Register leerbedrijven. Alle BVE-instellingen kunnen hier sinds oktober 2008 gebruik van maken. De MBO Raad zal de staatssecretaris adviseren deze mogelijkheid in een nieuwe versie van de Regeling gegevensverstrekking op te nemen. In het Gebruikersoverleg Onderwijsnummer BVE is afgesproken dat OCW het registreren van het leerbedrijf, dat formeel al verplicht is vanaf 1 oktober 2007, pas zal controleren bij BPV's die na 1 januari 2009 worden afgesloten. Het betreft hier de registratie van BPV-gegevens voor zowel BOL als BBL . Wij wijzen erop dat de BPV in zowel BOL als BBL bij een erkend leerbedrijf dient te worden gevolgd. Nadere informatie kunt u krijgen bij uw gebruikersvereniging, de IB-Groep (IPO) of de MBO Raad.

TOp

Data controles studiefinanciering

Op de website vindt u een overzicht van belangrijke data rond de controles voor studiefinanciering in het beroepsonderwijs. Hiermee kunt u bepalen voor welke datum u mutaties in BRON het beste kunt aanleveren. Ook kunt u inschatten op welke momenten u deelnemers bij uw administratie kunt verwachten met vragen en verzoeken rond hun inschrijving.

Top

Klanttevredenheidsonderzoek BVE

Deze week ontvangt u weer het grote Klanttevredenheidsonderzoek van de IB-Groep. De resultaten van voorgaande onderzoeken hebben input opgeleverd voor een vragenlijst die in de vorm van een web-enquête onder de deelnemers is verspreid. Doel van het onderzoek is het in kaart brengen hoe de medewerkers van BVE-instellingen de verschillende processen en het werken met BRON in het algemeen ervaren om zodoende de dienstverlening van de IB-Groep te optimaliseren. Het onderzoek wordt digitaal afgenomen en neemt ongeveer een kwartier in beslag. Wij hopen dat u deze enquête in wilt vullen zodat wij onze prestaties kunnen evalueren en onze dienstverlening kunnen verbeteren.
De rapportage van het vorige Klanttevredenheidsonderzoek heeft geleid tot verbeterpunten die zijn voorzien van een actie of reactie.

TOp

Onterechte VAVO-examensignalen

De IB-Groep heeft enige tijd geleden een email gestuurd aan de instellingen over de onterechte VAVO-examensignalen. De oorzaak hiervan was de invoering van een aantal nieuwe controles. In een aantal gevallen genereerden deze controles onterechte signalen. De -deels onterechte- examensignalen blijven echter gehandhaafd totdat de betreffende gegevens opnieuw aan BRON worden aangeboden. Op de beveiligde site van de IB-Groep was een Excelbestand klaargezet met de examensignalen van uw onderwijsinstelling. Om inzicht te krijgen in de foutieve signalen was een overzicht bijgevoegd van de meest voorkomende signalen. Hierbij is ook aangegeven of een signaal terecht of onterecht is gegeven. In de praktijk blijkt dat het soms ondoenlijk is om deze lijsten bij langs te lopen. Ook blijken nog steeds enkele onterechte signalen bij de IB-Groep niet te zijn opgelost en deze kunnen alsnog onterecht worden teruggekoppeld. De IB-Groep heeft ook de Inspectie op de hoogte gesteld van de onterechte examensignalen. Door de IB-Groep is er bij Inspectie op aangedrongen dat zij hier in de communicatie met de instellingen rekening mee houden. Mocht u hierover nog vragen hebben kunt u contact opnemen met IPO of uw relatiebeheerder.

Top

Verschillen Onderwijskaart- BRON

In oktober heeft de IB-Groep aan MBO- en VAVO-instellingen lijsten gestuurd met geconstateerde verschillen (over studiejaar 2007-2008) tussen de deelnemers die in BRON geregistreerd staan en de deelnemers voor wie een onderwijskaart is ingezonden. De vraag hierbij was om te kijken naar de oorzaken van de verschillen en deze terug te melden aan de IB-Groep. Naar aanleiding van deze lijsten zijn inmiddels veel reacties binnengekomen bij de IB-Groep. De IB-Groep is nog bezig om de reacties uitgebreid te analyseren. Uit een voorlopige analyse komt naar voren dat kennelijk veel onderwijskaarten wel zijn toegezonden maar uiteindelijk niet hebben geleid tot een inschrijving in het Lesgeldsysteem van de IB-Groep. We gaan uitzoeken hoe dit kan. Daarnaast wordt ook aangegeven dat sommige deelnemers wel in BRON staan geregistreerd. Ook zijn er vragen over hoe het zit met de VAVO-deelnemers op de betreffende lijsten. Op deze laatste punten komen wij terug in een volgend E-zine.

TOp

Eerste tokens voor nieuwe beveiligde site IB-Groep uitgereikt

Inmiddels heeft de IB-Groep iedereen die zich aangemeld heeft als beheerder voor de nieuwe beveiligde IB-Groepsite uitgenodigd voor een informatiesessie. Op dit moment hebben de meeste informatiesessies al plaatsgevonden. Op de informatiesessie hebben de beheerders een handleiding, een brief met hun inlognaam en wachtwoord en de token die toegang geeft tot de nieuwe beveiligde site ontvangen. Op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens kan de IB-Groep de tokens alleen persoonlijk aan de beheerder uitreiken. De beheerders kregen ook meer informatie over de planning van de overgang en een demonstratie van de nieuwe site. De opkomst van deze sessies was goed. Meer informatie over dit onderwerp leest u hier.

Top

Flashbackonderzoek Inschrijving

De IB-Groep start dit schooljaar in het BVE-veld met flashbackonderzoeken. Dit zijn korte klanttevredenheidsonderzoeken (per email) direct na een uitgevoerd proces. Op vrijdag 14 november heeft u het eerste onderzoek ontvangen met betrekking tot het Inschrijvingsproces. Mocht u nog niet in de gelegenheid zijn geweest deze in te vullen willen wij u verzoeken of u hier alsnog tijd voor kunt maken. Alvast hartelijk dank.

Top

Rondleiding voor BVE-instellingen succes

Vijftien medewerkers van instellingen in de BVE sector hebben op 13 november een bezoek gebracht aan de IB-Groep. De afdelingen Klantrelatie en IPO verzorgden presentaties voor hun relaties in het BVE-veld. De bezoekers werden in de middag rondgeleid op de afdelingen van het IPO en in het Rekencentrum en het diploma-archief. Anja Meerveld van het Alfa-college: 'Zo'n rondleiding geeft een goed beeld van wat de IB-Groep nog meer doet en hoe het werkt. Met name bij het IPO. Daarnaast heeft het zeker toegevoegde waarde om eens met andere ROC's van gedachten te wisselen.'

Relatiebeheerder Ellen Ramaker: 'Ieder jaar willen we onze relaties een kijkje in onze keuken laten nemen. Als we inzicht in elkaars processen krijgen, vergemakkelijkt dat de samenwerking. Daarom hebben we voor komend jaar nog een aantal rondleidingen gepland.'

AFMELDEN VOOR DEZE NIEUWSBRIEF