EDITIE VOORTGEZET ONDERWIJS27.09.2006
| MEER INFORMATIE | |
 |
|
|
|
|
|
|
|
E-ZINE printversie |
COLOFON |
| E-zine is de digitale nieuwsbrief van de IB-Groep voor relaties en intermediairs in het po-, vo-, bve- en ho-veld. E-zine verschijnt minimaal 12 keer per jaar en bij een groter nieuwsaanbod vaker. |
Veel scholen zijn alweer enige weken bezig om alle inschrijfgegevens op orde te krijgen in BRON. De IB-Groep houdt de voortgang in de gaten, dit jaar al wat vroeger dan u gewend bent. Wij kunnen bijvoorbeeld nagaan hoeveel uitschrijvingen en leerjaarmutaties u inmiddels heeft aangeleverd.
Als wij het vermoeden hebben dat de gegevens niet volledig zijn, nemen wij contact met u op. Een aantal van u is al telefonisch benaderd door een medewerker van de afdeling Onderwijsnummer (helpdesk IPO). U kunt natuurlijk ook zelf contact met ons opnemen als u vragen hebt over de aanleveringen van gegevens of als u een actuele foto wilt aanvragen zodat u zelf uw gegevens kunt controleren. Denkt u er in elk geval aan om voor 15 oktober de volledigheidsverklaring af te geven.
Let op uw leerlingen met WTOS en studiefinanciering!
Voor leerlingen met studiefinanciering of tegemoetkoming (ook ouder) geldt dat het schooljaar begint op 1 augustus. In BRON staan echter inschrijvingen met als startdatum 2 augustus of later. Dit betekent dat voor deze leerlingen op basis van BRON-gegevens geen recht op sf of tegemoetkoming voor augustus zou bestaan. Lees in dit kader inschrijfdatum 1 augustus hoe in deze gevallen te handelen.
Geen pdf meer voor dubbele inschrijvingen
Sinds begin september levert de IB-Groep geen pdf-brieven meer als er sprake is van een dubbele inschrijving. Wekelijks worden op de beveiligde site de bekende excel-bestanden met dubbele inschrijving geplaatst. Wij adviseren u om tenminste een maal per week te controleren of een dergelijk bestand voor u klaarstaat. Binnenkort komt hiervoor een vervangend document dat iedere keer een totaaloverzicht levert van alle dubbele inschrijvingen. Via het E-zine houden we u op de hoogte.
Aanpassingen informatiepakket gegevensuitwisseling
In het informatiepakket gegevensuitwisseling 2006-2007 zijn enkele omissies of onjuistheden gevonden.
Stappenplan
Het tekstblok over de vervanging van de cumi-regeling door de nieuwkomerregeling (zie stap 6) is aangepast. Naast enkele tekstuele aanpassingen zijn er wijzigingen opgenomen die de tekst moeten verduidelijken. Benadrukt wordt dat de oude cumi-waarden gelden tot 01-08-2006. Voor leerlingen die in het nieuwe schooljaar onder de nieuwkomerregeling vallen moeten de NK-ratio en -categorieën worden aangeleverd. In het voorbeeld dat is bijgevoegd kunt u zien hoe de regeling in praktijk werkt. De meest recente versie van het stappenplan is te vinden op de website.
Elementcodetabel
Op pagina 8 van de elementcodetabel ontbreken bij hoofdstuk 1. Algemeen, 3e aandachtspunt, de elementcodes 4035, 4045 en 4060 ten onrechte. Op pagina 19 staan deze bij de toelichting wel vermeld.
Beslisboom
In de beslisboom van CFI staat bij de 11e vraag: "Staat de leerling op meer dan een instelling ingeschreven?", bij het antwoord "Nee" aangegeven dat de leerling niet bekostigd wordt. Dit is niet juist, bij het antwoord "Nee" moet staan dat de leerling wel bekostigd wordt.
Signalen en afkeuringen vo instellingen
Het is mogelijk dat u, als VO instelling, naar aanleiding van geleverde bestanden aan BRON, signaalcodes en/of afkeuringen ontvangt die u niet kunt terugvinden in de Handleiding BRON. We verzoeken u om toch van ieder signaal en afkeuring de bijgevoegde tekst goed te bekijken. Zo vindt u het probleem en kunt u de melding opnieuw aanbieden. Bij onduidelijkheden over signalen en afkeuringen kunt u contact opnemen met het IPO: 050 599 90 00.
Onbekend sofi-nummer?
Vindt u een sofi-nummer in de foto en weet u niet welke leerling het betreft? Bel het IPO. Zij kunnen u helpen de leerling te achterhalen. Het betreft hier vaak leerlingen aan wie bij de inschrijving in BRON nog geen sofi-nummer toegekend was, maar die intussen een sofi-nummer bij de GBA hebben gekregen dat al aan BRON is doorgegeven. Dit sofi-nummer dient u in het vervolg voor uw uitwisseling te gebruiken!
In de toekomst (begin 2007) zal er voor iedere school een lijst beschikbaar komen van leerlingen die ná de initiële aanlevering een sofi-nummer hebben gekregen. Deze lijst zal, net als de lijst met dubbele inschrijvingen, beschikbaar worden gesteld op de beveiligde site.
hoe omgaan met grote hoeveelheden batches?
Uit de webenquete van PGNVO blijkt dat batches vaak in grote hoeveelheden en snel achter elkaar aan BRON worden geleverd. Hieronder volgen enkele adviezen om goed om te gaan met de grote hoeveelheden batches:
Zorg voor een goede en overzichtelijke organisatie.
Lever (dezelfde) leerlingen niet in meerdere batches tegelijk aan.
Lever leerlingen pas opnieuw aan als deze door de IB-Groep teruggekoppeld zijn (geldt dus ook voor de zogenaamde ‘wachtende' meldingen!). Lever na de terugkoppeling zo snel mogelijk opnieuw aan, zodat de actuele stand van aanleveringen en afkeuringen beter bij te houden is.
Maak, indien mogelijk, gebruik van de mogelijkheid om de BRON-gegevens uit de foto te vergelijken met de administratie.
Laat indien mogelijk enige tijd zitten tussen het verzenden van de batches. Hiermee voorkomt u, dat bij een technische afkeur ook de volgende bestanden worden afgekeurd.
Richt uw administratie in clusters (van bv vestigingen of klassen) in. Sluit hierbij aan op de inrichting van de organisatiestructuur van de school.
eigen ingang voor vo op de website
De indeling van de website onder 'zakelijk' wordt binnenkort gewijzigd. De navigatie voor vo en bve is dan gesplitst. Hierdoor heeft iedere sector een eigen ingang. Daarnaast wordt de structuur meer ingedeeld naar de processen die tussen scholen en IB-Groep lopen. De belangrijkste gaan natuurlijk over de uitwisseling met BRON. Wij hopen dat u - als u eenmaal wegwijs bent geraakt - sneller en gemakkelijker de informatie kunt vinden die u zoekt. Heeft u op- of aanmerkingen, laat het ons weten.
dag van de klant: leuk en zinvol
Op dinsdag 12 september organiseerde de IB-Groep de Dag van de klant. Onder het motto: de klant aan het woord, gaven twaalf klanten uit verschillende sectoren hun mening over de dienstverlening van de IB-Groep. Dat gebeurde tegenover medewerkers die dagelijks contact hebben met klanten van instellingen. De sfeer was prettig en ongedwongen en de dag leverde waardevolle input voor verdere verbetering van de dienstverlening.
Folders en formulieren op onderwijsinstellingen
Voor algemene informatie over studiefinanciering of een tegemoetkoming kunt u leerlingen, studenten of ouders het beste naar de internetsite van de IB-Groep verwijzen. Alle folders en formulieren zijn daar actueel en kunnen daar worden bekeken, gedownload of geprint.
Wilt u als schooladministratie zelf deze folders en formulieren verstrekken, controleer deze dan regelmatig op actualiteit. Het beste kunt u hiervoor onderstaande links raadplegen. Hier vindt u de meest recente versies.
Actuele folders.
Actuele formulieren voor studenten.
Actuele formulieren voor onderwijsinstellingen.
Wijken de documentnummers en/of publicatiedata op uw formulieren en folders af van de producten die u in bovenstaande links aantreft, vernietig ze dan. Wilt u nieuwe formulieren en folders bestellen bij de IB-Groep? Neem dan bij voorkeur contact op met de Intermediairslijn van het servicekantoor in uw regio. Beschikt u niet over dit telefoonnummer dan kunt u bellen met het algemene nummer 050-599 7755, u kunt daar ook het intermediairsnummer opvragen.
|
AFMELDEN VOOR DEZE NIEUWSBRIEF |